Persedian

A. Persediaan
Persediaan adalah segala sesuatu atau sumber-sumber daya yang disimpan dalam antisipasinya terhadap permintaan. Dan dapat diartikan juga sebagai sekumpulan produk phisikal pada berbagai tahap proses transformasi dari bahan mentah ke barang dalam proses, dan kemudian barang jadi. Persediaan ini disimpan untuk kemudian digunakan atau ditawarkan pada saat yang diperlukan.
Beberapa sumber lain mendefinisikan persediaan sebagai sumber dana yang menganggur yang dimiliki perusahaan dan asset yang memiliki tingkat kepentingan yang tinggi yang harus dimiliki oleh perusahaan.

B. Fungsi dan Tujuan Persediaan
Fungsi utama perusahaan memiliki persediaan:
1. Fungsi decoupling  dilakukan oleh perusahaan yang mengadakan pengelompokan operasional secara terpisah. Memungkinkan operasi internal dan eksternal mempunyai kebebasan.
2. Fungsi economic lot size  penyimpanan persediaan bahan dasar dalam jumlah besar dengan mempertimbangkan adanya discount pembelian, kapasitas dan kondisi gudang serta keperluan operasi.
3. Fungsi antisipasi  penyimpana persediaan berfungsi sebagai penyelamat jika terjadi kelambatan datangnya pesanan atau jika ada permintaan musiman.

Tujuan perusahaan memiliki persediaan antara lain
1. Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman kepada konsumen atau distributor
2. Menghilangkan resiko jika material yang dipesan rusak, sehingga harus dikembalikan
3. Menghilangkan resiko jika terjadi kenaikan harga atau inflasi

C. Jenis persediaan
Macam-macam persediaan
 Bahan mentah ( raw materials )
 Barang penolong (supplies) adalah bahan yang diperlukan dalam produksi tetapi tidak merupakan barang jadi.
 Barang dalam proses (work in process)adalah barang hasil produksi yang telah terbentuk tetapi perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi
 Barang jadi(finising goods)adalah barang yang sudah selesai diproduksi dan siap dijual
 Barang dagangan adalah persediaan pada perusahaan dagang yang diperoleh dari membeli untuk dijual kembali kepada konsumen tanpa merubah bentuk
 Persediaan komponen-komponen lain yang menjadi bagian keluaran produk perusahaan
 Uang
 Ruangan fisik (bangunan)
 Peralatan
 Tenaga Kerja

D. Fungsi dan Tujuan pengendalian persediaan
Fungsi Pengendalian Persediaan
 Sebagai penyangga proses produksi sehingga proses operasi dapat berjalan terus
 Menetapkan banyaknya barang yang harus disimpan sebagai sumber daya agar tetap ada
 Sebagai pengganggu inflasi
 Menghindari kekurangan/kelebihan bahan

Tujuan perusahaan melakukan pengelolaan persediaan
Menyediaan persediaan yang dibutuhkan untuk menyokong operasi dengan biaya minimum

E. Biaya-biaya dalam persediaan
Biaya-biaya dalam persediaan dibagi menjadi 4, yaitu biaya penyimpanan, biaya pemesanan, biaya persiapan dan biaya kehabisan.
1. Biaya Penyimpanan (holding cost/carrying costs) ini bersifat variabel terhadap jumlah inventori yang dibeli.
Total biaya penyimpanan dapat dihitung menggunakan rumus:
TCC = C. P. A
Persediaan rata-rata dapat dihitung menggunakan rumus:
A = Q / 2
= ( S / N ) / 2
Keterangan :
Q = kuantitas pesanan
S = Penjualan tahunan
N = Frekwensi pemesanan
C = Biaya penyimpanan
P = Harga beli per unit

Biaya penyimpanan ini terdiri dari:
a) Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan,
mis: penerangan, pemanas, pendingin, dll)
b) Biaya modal (opportunity cost of capital)
c) Biaya keusangan
d) Biaya penghitungan fisik dan konsiliasi laporan
e) Biaya asuransi
f) Biaya pajak persediaan
g) Biaya pencurian, pengrusakan, atau perampokan
h) Biaya penanganan persediaan
i) dll

2. Biaya Pemesanan (order costs) Bersifat varisbel terhadap frekuensi pesanan
Total biaya pemesanan dapat dihitung menggunakan rumus
TOC = F. ( S / Q )
Keterangan :
Q = kuantitas pesanan
S = Penjualan tahunan
F = Biaya tetap
Biaya pemesanan terdiri dari:
a) Pemrosesan pesanan dan biaya ekspedisi
b) Upah
c) Biaya telpon
d) Pengeluaran surat menyurat
e) Biaya pengepakan dan penimbangan
f) Biaya pemeriksaan penerimaan
g) Biaya pengiriman ke gudang
h) Biaya hutang lancar
i) dll

3. Biaya Persiapan (setup costs)
a) Biaya mesin-mesin penganggur
b) Biaya persiapan tenaga kerja langsung
c) Biaya scheduling (penjadwalan)
d) Biaya ekspedisi
e) dll
4. Biaya Kehabisan/kekurangan Bahan (shortage costs)
a) Kehilangan penjualan
b) Kehilangan langganan
c) Biaya pemesanan khusus
d) Biaya ekspedisi
e) Selisih harga
f) Terganggunya operasi
g) Tambahan pengeluaran kegiatan manajerial
h) dll

F. Metode pencatatan persediaan
Metode yang dapat digunakan dalam kaitannya dengan pencatatan persediaan barang adalah :
1. Metode Fisik
Dalam metode fisik mengharuskan adanya perhitungan barang yang masih ada pada tanggal penyusunan laporan keuangan. Perhitungan persediaan (stockopname) ini diperlukan untuk mengetahui berapa jumlah barang yang masih ada dan kemudian diperhitungkan harga pokoknya. Dalam metode ini mutasi persediaan barang tidak diikuti dalam buku-buku, setiap pembelian barang dicatat dalam rekening pembelian. Karena tidak ada catatan mutasi persediaan barang maka harga pokok penjualan tidak dapat diketahui sewaktu-waktu.
Perhitungan harga pokok penjualan dilakukan dengan cara sbb :
Persediaan brg awal Rp XXX
Pembelian (neto) Rp XXX (+)
Tersedia untuk dijual Rp XXX
Persediaan brg akhir Rp XXX ( - )
Harga pokok penjualan RpXXX

Permasalahan yang timbul bila digunakan metode fisik adalah jika diinginkan menyusun laporan keuangan jangka pendek misalnya bulanan, yaitu keharusan mengadakan perhitungan fisik atas persediaan barang. Bila barang yang dimiliki jenis dan jumlahnya banyak, maka perhitungan fisik akan memakan waktu lama dan akibatnya laporan keuangan juga akan terlambat. Dengan tidak diikuti mutasi persediaan dalam buku, menjadikan metode ini sangat sederhana, baik pada saat pencatatan pembelian maupun pada waktu melakukan pencatatan.

2. Metode Buku (perpectual)
Dalam metode buku setiap jenis persediaan dibuatkan rekening sendiri sendiri yang merupakan buku pembantu persediaan. Rincian dalam buku pembantu bisa diawasi dari rekening kontrol persediaan barang dalam buku besar. Setiap perubahan dalam persediaan diikuti dengan pencatatan dalam rekening persediaan sehingga jumlah persediaan sewaktu-waktu dapat diketahui dengan melihat kolom saldo dalam rekening persediaan. Penggunaan metode buku akan memudahkan penyusunan neraca dan laporan rugi laba jangka pendek, karena tidak perlu lagi mengadakan perhitungan fisik untuk mengetahui jumlah persediaan akhir. Walaupun neraca dan laporan rugi laba dapat segera disusun tanpa mengadakan perhitungan fisik atas barang, setidak-tidaknya setahun sekali perlu diadakan pengecekan apakah jumlah barang dalam gudang sesuai dengan jumlah dalam rekening persediaan. Bila terdapat selisih jumlah persediaan antara hasil perhitungan fisik dengan saldo rekening persediaan dapat diadakan penelitian terhadap sebab-sebab terjadinya perbedaan itu. Apakah selisih itu normal dalam arti susut atau rusak, ataukah tidak normal, yaitu diselewengkan. Selisih yang terjadi akan dicatat dalam rekening selisih persediaan dan rekening lawannya adalah rekening persediaan barang. Bila jumlah gudang lebih kecil dibandingkan dengan saldo rekening persediaan maka rekening persediaan dikurangi, dan sebaliknya.

G. Metode Harga Pokok Persediaan
Untuk dapat menghitung harga pokok penjualan dan harga pokok persediaan akhir dapat digunakan berbagai cara, diantaranya yaitu :
1. Metode identifikasi khusus :
Didasarkan pada anggapan bahwa arus barang harus sama dengan arus biaya, sehingga perlu dipisahkan tiap-tiap jenis barang berdasarkan harga pokoknya dan untuk masing-masing kelompok dibuatkan kartu persediaan sendiri sehingga masing-masing harga pokok bisa diketahui.
2. FIFO (First in First Out) : masuk pertama keluar pertama.
Metode ini menyatakan bahwa persediaan dengan nilai perolehan awal (pertama) masuk akan dijual (digunakan) terlebih dahulu, sehingga persediaan akhir dinilai dengan nilai perolehan persediaan yang terakhir masuk (dibeli). Metode ini cenderung menghasilkan persediaan yang nilainya tinggi dan berdampak pada nilai aktiva perusahaan yang dibeli. Apabila ada penjualan atau pemakaian barang-barang maka harga pokok yang dibebankan adalah harga pokok yang paling terdahulu, disusul yang masuk berikutnya.
3. LIFO (Last In First Out) : masuk terakhir keluar pertama.
Metode ini menyatakan bahwa persediaan dengan nilai perolehan terakhir masuk akan dijual (digunakan) terlebih dahulu, sehingga persediaan akhir dinilai dan dilaporkan berdasarkan nilai perolehan persediaan yang awal (pertama) masuk atau dibeli. Metode ini cenderung menghasilkan nilai persediaan akhir yang rendah dan berdampak pada nilai aktiva perusahaan yang rendah.
4. Metode Rata-rata (average method).
Dengan menggunakan metode ini nilai persediaan akhir akan menghasilkan nilai antara nilai persediaan metode FIFO dan nilai persediaan LIFO. Barang yang dipakai untuk produksi atau dijual akan dibebani harga pokok rata-rata dilakukan dengan cara membagi jumlah harga perolehan. Metode ini juga akan berdampak pada nilai harga pokok penjualan dan laba kotor.
5. Persediaan besi (minimum)
Persediaan minimum dianggap sebagai elemen yang harus selalu tetap, sehingga dinilai dengan harga pokok yang tetap. Harga pokok untuk persediaan besi (minimum) biasanya diambil dari pengalaman yang lalu dimana harga pokok itu nilainya rendah.
6. Biaya standar (standar cost) : Persediaan barang dinilai dengan biaya standard yaitu biaya-biaya yang seharusnya terjadi. Biaya ini ditentukan sebelum proses produksi dimulai, untuk bahan baku, upah langsung dan biaya produksi tidak langsung. Apabila terdapat perbedaan antara biaya-biaya yang sesungguhnya terjadi denga biaya standarnya. Perbedaan ini akan dicatat sebagai selisih.
7. Harga pokok rata-rata sederhana (simple average) : Harga pokok persediaan ditentukan dengan menghitung rata-ratanya tanpa memperhatikan jumlah barangnya. Apabila jumlah barang yang dibeli berbeda-beda maka metode ini tidak menghasilkan harga pokok yang dapat mewakili seluruh persediaan.
8. Harga beli terakhir (latest purchase price) : Persediaan barang yang ada pada akhir periode dinilai dengan harga pokok pembelian terakhir tanpa mempertimbangkan apakah jumlah persediaan yang ada melebihi jumlah yang dibeli terakhir.
9. Metode nilai penjualan relatif : Metode ini dipakai untuk mengalokasikan biaya bersama (joint cost) kepada masing-masing produk yang dihasilkan atau dibeli. Pembagian biaya bersama dilakukan berdasarkan nilai penjualan relative dari masing-masing penjualan tersebut.
10. Metode biaya variabel (direct cost) : Dalam metode ini harga pokok produksi dari produk yang dihasilkan oleh perusahaan hanya dibebani dengan biaya produksi yang variabel yaitu bahan baku, upah langsung dan biaya produksi yang variabel. Biaya produksi tidak langsung yang tetap akan dibebankan sebagai biaya dalam metode yang bersangkutan dan tidak ditunda dalam persediaan.

H. Unit-unit yang terkait
Dalam pengelolaan persediaan barang, melibatkan unit organisasi yang terkait, mulai dari masuknya barang sampai pencatatan akuntansi. Unit-unit organisasi dalam pengelolaan persediaan barang adalah :
1. Fungsi Gudang, pada bagian gudang diselenggarakan kartu gudang untuk mencatat kuantitas persediaan dan mutasi tiap jenis barang yang di simpan di gudang. Selain itu juga bagian gudang menyelenggarakan kartu barang yang ditempelkan pada penyimpanan barang.
2. Fungsi Akuntansi, pada bagian akuntansi diselenggarakan kartu persediaan yang digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang di simpan di gudang. Di samping itu, kartu persediaan ini merupakan rincian rekening kontrol persediaan yang bersangkutan dalam buku besar.

I. Sistem dan Prosedur yang bersangkutan dengan pengelolaan persediaan
1. Prosedur pencatatan produk jadi.
a. Deskripsi Prosedur, dalam prosedur ini dicatat harga pokok produk jadi yang didebitkan ke dalam rekening Persediaan Produk Jadi dan dikreditkan ke dalam rekening Barang Dalam Proses.
b. Dokumen, dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan produk jadi adalah : laporan produk selesai dan bukti memorial. Laporan produk selesai digunakan oleh Bagian Gudang untuk mencatat tambahan kuantitas produk jadi dalam kartu gudang. Bukti memorial digunakan untuk mencatat tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan produk jadi dalam kartu persediaan dan digunakan sebagai dokumen sumber dalam mencatat transaksi selesainya produk jadi dalam jurnal umum.
c. Catatan Akuntansi, catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur pencatatan produk jadi adalah : kartu gudang, kartu persediaan, dan jurnal umum.
2. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual
a. Deskripsi Prosedur, prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam system penjualan disamping prosedur lainnya seperti : prosedur order penjualan, prosedur persetujuan kredit, prosedur pengiriman barang, prosedur penagihan, prosedur pencatatan piutang.
b. Dokumen, dokumen sumber yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan produk jadi adalah surat order pengiriman dan faktur penjualan.
c. Catatan Akuntansi, catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual adalah : kartu gudang, kartu persediaan, jurnal umum.
3. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli
a. Deskripsi Prosedur, jika produk jadi yang telah dijual dikembalikan oleh pembeli, maka transaksi retur penjualan ini akan mempengaruhi persediaan produk jadi, yaitu menambah kuantitas produk jadi dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh bagian gudang dan menambah kuantitas dan harga pokok produk jadi yang dicatat oleh bagian kartu persediaan dalam kartu persediaan produk jadi.
b. Dokumen, dokumen yang digunakan dalam prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dikembalikan oleh pembeli adalah : laporan penerimaan barang dan memo kredit.
c. Catatan Akuntansi, catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur pencatatan produk jadi adalah : kartu gudang, kartu persediaan, dan jurnal umum atau jurnal retur penjualan, jika perusahaan menggunakan jurnal khusus.
4. Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan produk dalam proses
a. Deskripsi Prosedur, pencatatan persediaan produk dalam proses umumnya dilakukan oleh perusahaan pada akhir periode, pada saat dibuat laporan keuangan bulanan dan laporan keuangan tahunan.
b. Dokumen, dokumen yang digunakan dalam pprosedur pencatatan persediaan produk dalam proses adalah : bukti memorial.
5. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli
a. Deskripsi Prosedur, prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem pembelian. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan yang dibeli.
b. Dokumen, dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli adalah : laporan penerimaan barang dan bukti kas keluar.
6. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok
a. Deskripsi Prosedur, jika persediaan yang telah dibeli dikembalikan kepada pemasoko, maka transaksi retur pembelian ini akan mempengaruhi persediaan yang bersangkutan, yaitu mengurangi kuantitas persediaan dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh bagian gudang dam mempengaruhi kuantitas dan harga pokok persediaan yang dicatat oleh bagian kartu persediaan dalam kartu persediaan yang bersangkutan. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem retur pembelian.
b. Dokumen, dokumen yang digunakan dalam prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok adalah : laporan pengiriman barang dan memo debit.
7. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang
a. Deskripsi Prosedur, prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem akuntansi biaya produksi. Dalam prpsedur ini dicatat harga pokok persediaan bahan baku, bahan penolong, bahan habis pakai pabrik, dan suku cadang yang dipakai dalam kegiatan produksi dan kegiatan non produksi.
b. Dokumen, dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur ini adalah bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.
8. Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang gudang
a. Deskripsi Prosedur, transaksi pengembalian barang gudang mengurangi biaya dan menambah persediaan barang di gudang.
b. Dokumen, dokumen yang digunakan dalam prosedur pengembalian barang gudang adalah bukti pengembalian barang gudang.
9. Sistem perhitungan fisik
a. Deskripsi Kegiatan, sistem penghitungan fisik persediaan pada umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan di gudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban bagian gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan, dan pertanggungjawaban bagian kartu persediaan mengenai keandalan catatan persediaan yang diselenggarakannya, serta untuk melakukan penyesuaian (adjusment) terhadap catatan persediaan di bagian kartu persediaan.
b. Dokumen, dokumen yang digunakan untuk merekam, meringkas, dan membukukan hasil penghitungan fisik persediaan adalah : Kartu penghitungan fisik (inventory tag), daftar hasil penghitungan fisik (inventory summary sheet), bukti memorial.
c. Catatan akuntansi, catatan akuntansi yang digunakan dalam system penghitungan fisik adalah : Kartu persediaan, kartu gudang, jurnal umum.


J. Economical Order Quantity (EOQ)
Adalah jumlah pembelian yang optimal atau jumlah pemesanan barang dengan biaya yang minimal. Terdapat 2 golongan biaya variable dalan EOQ yang pertama yaitu prucement (set up) cost adalah biaya yang berubah sesuai dengan frekuensi pesanan dan yang kedua adalah storage (carrying cost).
Rumus EOQ :
Keterangan :
R = jumlah barang yang dibutuhkan selama periode tertentu
O = biaya pesanan setiap kali pesan
P = harga pembelian per unit yang dibayar
I = persentase biaya penyimpanan dan pemeliharaan di gudang
Syarat-syarat pembelian berdasarkan EOQ :
1. Harga barang per unit konstan
2. setiap saat perusahaan memang butuh bahan mentah secara stabil
3. jumlah produksi dengan bahan mentah dan pemeliharaan di gudang

Hubungan Biaya Pesan dan Biaya Simpan




Asumsi EOQ
1. Permintaan akan produk konstan, seragam, dan diketahui (deterministik)
2. Harga/unit produk konstan
3. Biaya simpan/unit/th konstan
4. Biaya pesan/order konstan
5. Waktu antara pesanan dilakukan dan barang diterima (lead time/L) konstan
6. Tidak terjadi kekurangan barang/back order

K. Reorder Point
Agar pembelian bahan yang sudah ditetapkan dalam EOQ tidak mengganggu kelancaran kegiatan produksi, maka diperlukan waktu pemesanan kembali bahan baku. Faktor-faktor yang mempengaruhi titik pemesanan kembali adalah :
a. Lead Time. Lead time adalah waktu yang dibutuhkan antara bahan baku dipesan hingga sampai diperusahaan. Lead time ini akan mempengaruhi besarnya bahan baku yang digunakan selama masa lead time, semakin lama lead time maka akan semakin besar bahan yang diperlukan selama masa lead time.
b. Tingkat pemakaian bahan baku rata-rata persatuan waktu tertentu.
c. Persediaan Pengaman (Safety Stock), yaitu jumlah persediaan bahan minimum yang harus dimiliki oleh perusahaan untuk menjaga kemungkinan keterlambatan datangnya bahan baku, sehingga tidak terjadi stagnasi.
Dari ketiga faktor di atas, maka reorder point dapat dicari dengan rumus berikut ini :

Reorder Point = (LD x AU) + SS

Keterangan:
LD = Lead Time
AU = Average Usage = Pemakaian rata-rata
SS = Safety Stock

L. Safety Stock
Untuk menaksir besarnya safety stock, dapat dipakai cara yang relatif lebih teliti yaitu dengan metode sebagai berikut :
1. Metode Perbedaan Pemakaian Maksimum dan Rata-Rata.
Metode ini dilakukan dengan menghitung selisih antara pemakaian maksimum dengan pemakaian rata-rata dalam jangka waktu tertentu (misalnya perminggu), kemudian selisih tersebut dikalikan dengan lead time.
2. Metode Statistika. Untuk menentukan besarnya safety stock dengan metode ini, maka dapat digunakan program komputer kuadrat terkecil (least square).