BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah
Pada era informasi dan globalisasi menyebabkan lingkungan bisnis mengalami perubahan yang sangat pesat dengan tingkat persaingan ketat. Oleh karena itu perusahaan-perusahaan dituntut untuk melakukan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien umtuk mempertahankan eksistensinya, sehingga pengetahuan merupakan kekuatan yang sangat penting untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan. Informasi yang berkualitas yaitu informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu sehingga keputusan bisnis yang tepat dapat dibuat yang disesuaikan dengan sistem informasi yang diterapkan di masing-masing perusahaan. Dengan demikian, pengelolaan sistem informasi merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan.

Sistem informasi juga diperlukan dalam pengadaan bahan baku untuk kelancaran proses pembelian bahan baku dari pemasok serta kepada pembeli. Prosedur pembelian bahan baku melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar pelaksanaan pembelian bahan baku dapat diawasi dengan baik. Salah satu penyebab terjadinya kekacauan-kekacauan dalam prosedur pembelian bahan baku adalah lemahnya pengendalian intern pada sistem dan prosedur yang mengatur suatu transaksi. Untuk mengatasi masalah tersebut, maka setiap perusahaan perlu menyusun suatu sistem dan prosedur yang dapat menciptakan pengendalian intern yang baik dalam mengatur pelaksanaan transaksi perusahaan.
Bagi perusahaan yang bergerak dalam industri manufaktur, sistem informasi produksi yang efektif merupakan suatu keharusan dan tidak lepas dari persoalan persediaan bahan baku, karena sebagian besar modal perusahaan terikat pada proses produksi perusahaan tersebut. Dengan adanya sistem informasi yang efektif, maka kekacauan-kekacauan yang umum terjadi dalam bidang produksi seperti jadwal produksi yang tidak realistis, pemborosan dan terjadinya kekurangan persediaan yang terjadi selama proses produksi dapat dihindari dan ditangani.
Sampai saat ini, pengertian pengendalian intern telah dikemukakan oleh banyak pihak. Dalam arti sempit, pengendalian intern didefinisikan sebagai pengecekan untuk memeriksa kecermatan penjumlahan. Sedangkan dalam arti luas, pengendalian intern adalah semua alat-alat yang digunakan oleh pimpinan perusahaan untuk melakukan pengawasan. Sistem informasi produksi memfokuskan pada aspek-aspek seperti: pemesanan, penyimpanan, dan ketersediaan bahan baku dan perlengkapan produksi; penjadwalan mesin, fasilitas dan tenaga kerja untuk memproses bahan baku menjadi bahan jadi; mendesain dan menguji produk dengan jumlah sesuai rencana, kualitas yang baik dan biaya yang dianggarkan. Dengan kata lain, sistem informasi produksi bertujuan mendukung fungsi produksi dan operasi yang terdiri atas aktivitas yang berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian produksi barang dan jasa.
Untuk mencapai tujuan perusahaan manajemen bertanggung jawab terhadap praktek pembelian bahan baku dan produksi dalam perusahaan yang dikelola dan harus secara terus-menerus mengawasi sistem pengendalian intern yang sudah ditetapkan. PT. Philips Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak di bidang Manufacturing Lighting yang bermerk dagang produk lighting dengan kurang lebih ada 700 items yang terdiri atas dua tipe yaitu Gelas Pijar dan VTL (Neon / TL). Aktivitas perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi menjadi semakin kompleks. Untuk dapat melakukan aktivitas perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi sebagai penghasil informasi. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengevaluasi sistem informasi pembelian bahan baku dan produksi sebagai penyedia informasi perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi.

1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah maka permasalahan yang dibahas dapat dirumuskan sebagai berikut:
1. Bagaimana sistem informasi pembelian bahan baku dan produksi yang telah diterapkan di PT. Philips Indonesia?
2. Apakah evaluasi sistem informasi pembelian bahan baku dan produksi sebagai penyedia informasi untuk perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi pada PT. Philips Indonesia?

1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dengan dilakukannya penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui sistem informasi pembelian bahan baku dan produksi yang telah diterapkan di PT. Philips Indonesia.
2. Untuk mengetahui apakah evaluasi sistem informasi pembelian bahan baku dan produksi sebagai penyedia informasi untuk perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi di PT. Philips Indonesia.

1.4 Manfaat Penelitian
Sesuai dengan tujuan dilakukannya penelitian ini, maka manfaat yang diharapkan dapat diperoleh adalah:
1. Bagi Perusahaan
Penelitian ini akan memberikan suatu gambaran yang jelas akan pentingnya pengendalian intern dalam perusahaan, sehingga perusahaan dapat melakukan evaluasi diri dan mengambil tindakan yang perlu untuk memperbaiki sistem pengendalian intern yang ada saat ini.
2. Bagi Pembaca
Penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan kajian ataupun study komparatif dalam mengevaluasi sistem pengendalian intern perusahaan pada umumnya. Melalui penelitian ini diharapkan pembaca dapat memperoleh masukan yang berarti dalam mengimplementasikan sistem pengendalian serta masalah-masalah yang mungkin akan dihadapi.
3. Bagi Ilmu Pengetahuan,
Khususnya dalam bidang akuntansi, penelitian ini akan menambah perbendaharaan karya ilmiah, khususnya mengenai aspek pengendalian, dengan harapan akan bermanfaat sebagai bahan masukan berupa studi kasus yang dapat dipelajari dan dipahami

















BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Landasan Teori
2.1.1 Pengertian sistem dan Prosedur
Menurut Yogianto (1995:1) yang mengutip dari Jerry Fritz Gerald dan Warren D. Stalling, pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut “ Suatu sistem adalah suatu jaringan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.
Sedangkan prosedur menurut Yogianto (1995:1) mengutip dari Richard F. Neuschel, didefinisikan sebagai berikut: “Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakan, kapan (when) dikerjakan, dan bagaimana mengerjakannya.
Definisi sistem menurut Mulyadi (1993:2) sebagai berikut:
a. Setiap sistem terdiri atas unsur-unsur.
b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
c. Unsur-unsur tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
Pengertian prosedur menurut Zaki Baridwan (1990:3) adalah merupakan urutan pekerjaan klerikal yang melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi yang sering terjadi.

2.1.2 Sistem Informasi Akuntansi
2.1.2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Bodnard dan Hopwood (2000:23) sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi.
Menurut Baridwan (1996:4) sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa dan komunikasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak luar (seperti inspeksi pajak, investor dan kreditur ) dan pihak-pihak dalam (terutama manajemen ).

2.1.2.2 Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntasi
Tujuan umum penyusunan sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut:
1. Untuk memperbaiki informasi yang diberikan oleh sistem dalam kualitas, ketepatan waktu atau struktur dari informasi tersebut.
2. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yang berarti memperbaiki daya andal informasi akuntansi dan menyediakan catatan yang lengkap sebagai pertanggungjawaban dalam melindungi harta perusahaan.

3. Untuk menurunkan biaya dalam menyelenggarakan catatan akuntansi.
Dari ketiga tujuan tersebut harus dipertimbangkan pada waktu penyusunan suatu sistem informasi akuntansi, sehingga dapat diharapkan tidak ada salah satu tujuan yang terlewatkan.

2.1.2.3 Faktor–faktor yang dipertimbangkan dalam penyusunan sistem informasi akuntansi
Penyusunan sistem informasi akuntansi untuk suatu perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor penting antara lain:
1. Sistem informasi akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat yaitu sistem informasi akuntansi harus menyediakan informasi yang diperlukan dengan cepat dan tepat waktu serta dapat memenuhi kebutuhan dan kualitas yang sesuai..
2. Sistem informasi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yaitu sistem informasi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan.
3. Sistem informasi akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem informasi akuntansi tersebut harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal.

2.1.3 Teknologi Informasi
Dalam era globalisasi informasi yang berkembang sangat pesat, sistem informasi akuntansi mengalami banyak perubahan dalam tahun-tahun terakhir ini. Penggunaan teknologi komputer mendapat perhatian yang sangat besar karena memungkinkan manajemen informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan dengan cepat dan tepat.
Untuk memahami Sistem informasi akuntansi berbasis komputer perlu pengenalan terhadap struktur kemampuan dan operasi dari komputer.

2.1.3.1 Komponen Utama Suatu Komputer
Menurut Cushing (1992 : 110) ”Komputer adalah suatu alat elektronik dengan kecepatan yang tinggi yang mampu melaksanakan serangkaian instruksi yang akan mernungkinkannya untuk melakukan serangkaian operasi tanpa campur tangan manusia”.
Sistem komputer merupakan kombinasi yang terintegrasi dari empat komponen yaitu hardware, software, procedure dan personnel.
Menurut Bordnar, George (2000 : 71) ”Sistem komputer merupakan kombinasi terpadu dari perangkat keras (Hardware), Perangkat lunak (software), komunikasi, sumber daya manusia, sumber daya informasi, dan prosedur-prosedur pemrosesan”.
Mcleod (1995 : 109) menjelaskan tentang komponen komputer tersebut sebagai berikut. Software adalah program-program dan prosedur-prosedur kerja yang dibutuhkan untuk mengintruksikan hardware dalam melakukan fungsinya. Sedangkan Hardware adalah peralatan fisik yang digunakan untuk melakukan berbagai aktivitas dari sistem yang berbasis komputer, adapun komponen hardware sebagai berikut :
a. Input Devices yaitu suatu alat atau media yang menerima input data untuk
diproses.
b. Central processing unit (CPU) yaitu bagian internal komputer yang
berfungsi sebagai pusat pengolahan dan pengendalian dari keseluruhan
sistem pemrosesan data CPU yang terdiri dari bagian-bagian yang
masing-masing mempunyai tugas sendiri, tetapi merupakan satu kesatuan
yang saling melengkapi.yaitu :
1. Control unit adalah bagian yang bertugas mengendalikan dan mengkoordinasikan keseluruhan sistem kerja komputer.
2. Arithmetic Logic unit (ALU) adalah bagian yang bertugas melaksanakan perhitungan arithmatika dasar, penyusunan data, pemindahan data serta membandingkan data.
3. Primary Memory Unit adalah bagian yang menerima data dan program
dari input devices dan penampungan ini hanya bersifat sementara saja.
c. Output devices yaitu alat yang menerima hasil pengolahan dari CPU melalui unit penyimpanan dan memberikan hasil pengolahan.

2.1.3.2 Files
Dalam memproses data dengan komputer dikenal istilah file, file itu terdiri dari record-record yang menggambarkan kesatuan data yang sejenis, empat kategori utama file menurut Cushing yang disadur oleh Kosasi (1992 : 69) Yaitu:
a. Master file (File Transaksi) : adalah suatu file permanent dari catatan-
catatan yang berisi data berjalan (Current) atau hamper berjalan yang secara teratur dimutakhirkan (up date).
b. Transaction file (file transaksi) : adalah arsip catatan-catatan yang mencerminkan aktivitas berjalan dalam suatu organisasi yang dipakai untuk memutakhirkan suatu master file.
c. Table file (file meja) : adalah suatu master file mengenai data referensi biasanya berupa angka/nomor yang dicari dan diperbaiki selama pengolahan data untuk membantu kalkulasi atau tugas akhir.
d. Indeks file (file Indeks) : adalah suatu master file pengidentifikasian catatan dan lokasi penyimpanan file.

2.1.3.3 Pengertian Proses Data Elektronik (PDE)
Pemrosesan secara electronic dalam suatu perusahaan bukanlah sesuatu yang baru, karena banyak memberikan keuntungan pada perusahaan. Oleh sebab itu Electronic Data Processing (EDP) merupakan dasar dari Sistem informasi akuntansi di setiap perusahaan.
Pengertian Proses data Electronik (PDE) Menurut Bordnar (2000 : 4) adalah ”Pemanfaatan teknologi komputer untuk melakukan pemrosesan data-data transaksi dalam suatu organisasi”.
Dari definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pemrosesan data-data dalam perusahaan akan lebih efisien apabila diproses secara komputerisasi, mengingat beragam macam informasi dalam perusahaan menjadikan pihak manajemen tidak lagi memanfaatkan sistem manual dikarenakan banyak kekurangannya jika dibandingkan dengan sistem komputerisasi.

2.1.3.4 Sistem Pemrosesan Data
Menurut Cushing (1995 : 68) terdapat dua cara untuk memproses data melalui terminal yaitu :
a. Batch processing (Sistem pengolahan data secara kelompok)
Pada sistem ini data termasuk dalam kelompok sejenis besar atau sampai pada waktu yang telah ditentukan, barulah data yang telah dikumpulkan tersebut diproses. Sistem ini tepat untuk digunakan pada aplikasi yang menyangkut volume transaksi yang dibutuhkan bersifat periodik.
b. Online processing (Sistem pengolahan data secara langsung)
Metode ini mempunyai karakteristik yang tertentu, dimana setiap transaksi yang terjadi secara langsung dan segera digunakan untuk memperbaharui file indeks. Sistem ini tepat untuk diterapkan pada aplikasi yang membutuhkan informasi yang baru bila setiap saat diperlukan. Misalnya faktur penjualan yang telah kembali dari pelanggan dapat dimasukkan ke komputer dan akan diproses kedalam file yang berhubungan seperti file master piutang.


2.1.4 Sistem Pengendalian Intern
2.1.4.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (1993:165) sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai dan bukan pada unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian pengertian pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual dengan mesin pembukuan maupun computer.

2.1.4.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Tujuan sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut:
1. Menjaga catatan dan kekayaan organisasi
Kekayaan fisik suatu perusahaan dapat dicuri, disalahkan atau hancur karena kecelakaan kecuali jika kekayaan tersebut dilindungi dengan pengendalian yang memadai.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
3. Manajemen memerlukan informasi keuangan yang teliti dan andal untuk menjalankan kegiatan usahanya. Banyak informasi yang digunakan oleh manajemen untuk dasar pengambilan keputusan penting. Pengendalian intern dirancang untuk memberikan jaminan proses pengolahan data akuntansi akan menghasilkan informasi keuangan yang teliti dan andal.
4. Mendorong efisiensi.
5. Pengendalian intern ditujukan untuk mencegah duplikasi usaha yang tidak perlu atau pemborosan dalam segala kegiatan bisnis perusahaan dan untuk mencegah penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien.
6. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Untuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen menetapkan kebijakan dan prosedur. Struktur pengendalian intern ditujukan untuk memberikan jaminan yang memadai agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan perusahaan.

2.1.4.3 Unsur-Unsur Pengendalian Intern
Unsur –unsur pokok pengendalian intern adalah sebagai berikut:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
2. Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.
3. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan , hutang, pendapatan dan biaya.
Dalam organisasi, transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi terlaksananya setiap transaksi.
4. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktek yang sehat dalam pelaksanaannya.
5. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktek yang sehat semuanya sangat tergantung pada manusia yang melaksanakannya.

2.1.4.4 Flowchart
Flowchart dipergunakan untuk menggambarkan proses kegiatan dalam suatu organisasi. Flowchart berupa bagan untuk keseluruhan sistem termasuk kegiatan-kegiatan manual dan aliran atau arus dokumen yang dipergunakan dalam sistem.
Penggambaran flowchart harus menggunakan cara-cara dan ketentuan-ketentuan yang berlaku secara lazim dalam sistem informasi akuntansi, sehingga tidak menimbulkan kebebasan yang tidak mempunyai standar dalam menggambarkan sistem. Dalam sistem informasi akuntansi diperoleh kesepakatan dari pihak-pihak yang berkompeten untuk digunakannya standar simbol yang dipakai untuk menggambarkan bagan atau flowchart.
Berikut ini akan disajikan simbol standar yang digunakan oleh analis sistem untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem tertentu.

Simbol Nama Keterangan


Dokumen Digunakan untuk semua jenis dokumen. yang merupakan formulir untuk merekam transaksi


Dokumen rangkap Menggambarkan dokumen asli dan tembusannya


Berbagai dokumen Menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bcrsama dalam satu paket


Catatan Menggambarkan caiatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data vang direkam sebelumnya di dalam dokumen


Penghubung pada halaman yang sama Menggambarkan alir dokumen dibuat mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri kekanan. Simbol penghubung yang memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan pada halaman yang sama.


Penghubung pada halaman yang berbeda Untuk menggambarkan bagan alir dokumen suatu sistem diperlukan lebih dari satu halaman.


Kegiatan manual Untuk menggambarkan kegiatan manual seperti : menerima order, mengisi formulir,membandingkan dll


Keterangan/komentar Untuk menambahkan komentar agar pesan yang disampaikan lebih jelas




Arsip sementara Menunjukkan tempat penyimpanan dokumen


Arsip permanen Menunjukkan tempat penyimpanan dokumen secara permanen yang tidak akan diproses lagi


On-line computer process Menggambarkan pengolahan komputer secara on-line


Keying, Typing Menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal


Pita magnetik Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk pita magnetik


On-line storage Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk on-line (di dalam memori komputer)


Keputusan Menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat ditulis dalam simbol |


Garis alir Menggambarkan arah proses pengolahan data


Persimpangan garis alir Jika dua garis alir bersimpangan, untuk menunjukkan arah masing-masing garis, salah satu garis dibuat melengkung


Pertemuan garis alir Digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti garis lainnya


Mulai/berakhir Menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi


Masuk ke sistem Menggambarkan kegiatan diluar sistem masuk ke dalam alir sistem


Keluar ke sistem lain Menggambarkan kegiatan (di luar sistem) keluar dari sistem
Sumber : Mulyadi. 1993 Sistem Akuntansi. Edisi 3. h. 60-63
2.1.5 Sistem dan prosedur pembelian bahan baku
2.1.5.1 Pengertian dan tujuan sistem dan prosedur pembelian bahan baku
Sistem dan prosedur pembelian mengatur cara-cara dalam melakukan semua pembelian baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Tujuan dari sistem dan prosedur pembelian bahan baku adalah:
1. Mencegah pemborosan, karena membeli barang yang seharusnya tidak diperlukan
2. Mencegah permainan harga yang dapat merugikan perusahaan.
3. Mencegah pembelian fiktif.
4. Memperpendek masa transaksi dari mulai pesanan sampai barang datang.

2.1.5.2 Fungsi- fungsi yang terkait dalam pembelian bahan baku
Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian bahan baku kepada fungsi pembelian sesuai dengan persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan barang.
2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang terpilih.
3. Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan bertanggung jawab untukmelakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab menerima barang dari transaksi retur penjualan.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab terhadap pencatatan hutang dan pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan hutang bertanggung jawab mencatat terjadinya hutang, sedangkan fungsi pencatatan persediaan bertanggung jawab mencatat harga pokok barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

2.1.5.3 Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku
Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:
1. Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku
Dalam prosedur permintaan pembelian bahan baku ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian bahan baku dalam formulir surat permintaan pembelian bahan baku kepada bagian pembelian.
2. Prosedur permintaan penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada pemasok atas dasar harga yang relatif di bawah standar untuk mendapatkan informasi tentang harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pilihan pemasok yang akan dituju oleh perusahaan.
3. Prosedur Order Pembelian
Dalam prosedur order pembelian ini, fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kapada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan tentang order pembelian yang telah dikeluarkan.
4. Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini, fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat laporan penerimaan barang.
5. Prosedur Pencatatan Hutang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan hutang atau mengarsipkan sumber sebagai pencatatan hutang.
6. Prosedur Distribusi Pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebet dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

2.1.5.4 Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku menurut Mulyadi adalah sebagai berikut:
1. Surat Permintaan Pembelian (SPP).
2. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH).
3. Surat Order Pembelian (SOP).
4. Laporan Penerimaan Barang (LPB).
5. Surat Perubahan Order (SPO).
6. Bukti Kas Keluar (BKK).

2.1.5.5 pengendalian intern sistem dan prosedur pembelian bahan baku
Sistem pengendalian intern yang terjadi dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:
1. Diadakan pemisahan fungsi antara fungsi pembelian dan fungsi penerimaan, fungsi akuntansi, fungsi penyimpanan barang.
2. Perlu adanya sistem otorisasi dan prosedur pencatatan data-data akuntansi yang berkaitan dengan pembelian, sistem otorisasi dan prosedur pembelian adalah sebagai berikut:
a. Surat permintaan pembelian oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan di dalam gudang, atau oleh fungsi pemakaian barang, untuk barang yang langsung dipakai.
b. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.
e. Pencatatan terjadinya hutang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok.
f. Pencatatan ke dalam kartu hutang dan register bukti kas keluar diotorisasi dengan fungsi akuntansi.
3. Adanya praktek yang sehat di dalam sistem pembelian bahan baku.
a. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
b. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
c. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.
d. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban atas penawaran harga dari para pemasok.
e. Barang hanya diperiksa dan terima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
f. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
g. Terdapat pengecekam terhadap harga, surat pembelian dan ketelitian perkalian dalam faktur pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
h. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu hutang secara periodik di rekonsiliasi dengan rekening kontrol hutang dalam buku besar.
i. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
j. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap lunas oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirim ke pemasok.




2.1.5.6 Flow chart sistem dan prosedur pembelian bahan baku


2.1.6 Sistem dan Prosedur Produksi
2.1.6.1 Pengertian Sistem dan Prosedur Produksi
Menurut Assauri (2001:75) proses produksi adalah cara, metode dan teknik untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang atau jasa dengan menggunakan sumber-sumber (tenaga kerja, mesin, bahan baku dan dana yang ada).
Menurut Baroto (2002:13) Produksi adalah suatu proses pengubahan bahan baku menjadi produk jadi. Sistem produksi adalah sekumpulan aktivitas untuk pembuatan suatu produk, di mana dalam pembuatan ini melibatkan tenaga kerja, bahan baku, mesin, energi, informasi, modal dan tindakan manajemen.

2.1.6.2 Fungsi-fungsi yang terkait Dalam Produksi
1. Bagian Order Penjualan
Bagian order penjualan bertanggung jawab atas penerimaan order dari langganan dan meneruskan order tersebut ke departemen produksi untuk diproses sesuai dengan formulir yang disediakan. Bagian order penjualan melayani order dari langganan berdasar persediaan produk jadi yang ada di gudang.
2. Departemen Produksi
Departemen produksi berfungsi untuk membuat perintah produksi bagi bagian-bagian yang ada di bawahnya yang terkait dalam pelaksanaan proses produksi dari bagian order penjualan. Departemen produksi biasanya dibantu oleh bagian perencanaan dan pengawasan produksi dalam pembuatan order produksi tersebut. Order produksi dituangkan dalam bentuk tertulis dalam dokumen order produksi yang dilampiri dengan surat kebutuhan bahan dan daftar kegiatan produksi.
3. Bagian Produksi
Bagian ini bertanggung jawab atas pelaksanaan produksi sesuai surat order produksi yang diterima dari departemen produksi dan daftar bahan serta daftar kegiatan produksi yang melampiri surat order produksi tersebut.
4. Bagian Perencanaan dan Pengawasan Produksi
Bagian ini berfungsi sebagai staff pembantu departemen produksi dalam merencanakan dan mengawasi kegiatan produksi.
5. Bagian Gudang
Bagian ini bertanggung jawab atas pelayanan permintaan bahan baku, bahan penolong dan barang lain yang digudang. Selain itu bagian ini juga berfungsi untuk menerima produk jadi yang diserahkan oleh fungsi produksi.

2.1.6.3 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pengendalian Produksi
1. Prosedur Order Produksi
Dalam prosedur ini surat order produksi dikeluarkan untuk mengkoordinasikan pengolahan bahan baku menjadi barang jadi. Surat order produksi ini dikeluarkan oleh departemen produksi berdasar order dari pembeli yang diterima fungsi penjualan.
2. Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang
Prosedur ini digunakan untuk meminta bahan dari gudang
3. Prosedur Pencatatan Jam Kerja Tenaga Kerja Langsung
Pelaksanaan kegiatan produksi memerlukan prosedur pencatatan jam tenaga kerja langsung dalam hubungannya dengan order produksi yang bersangkutan.
4. Prosedur Produksi Selesai
Order produksi yang telah selesai dikerjakan perlu diserahkan dari fungsi produksi ke fungsi gudang. Prosedur produk selesai merupakan prosedur penyerahan produksi selesai dari fungsi produksi ke fungsi gudang.

2.1.6.4 Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Produksi
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pengendalian produksi menurut Mulyadi (2001:413) adala sebagai berikut:
1. Surat order produksi
Dokumen ini merupakan surat perintah yang dikeluarkan oleh departemen produksi yang ditujukan kepada bagian-bagian yang terkait dengan proses pengolahan produk untuk memproduksi sejumlah produk dengan spesifikasi, cara produksi, fasilitas produksi, dan jangka waktu tertentu.
2. Daftar kebutuhan bahan
Dokumen ini merupakan daftar jenis dan kuantitas bahan baku yang diperlukan untuk memproduksi produk sesuai pesanan.
3. Daftar kegiatan produksi
Dokumen ini merupakan daftar urutan jenis kegiatan dan fasilitas mesin yang diperlukan untuk memproduksi produk.
4. Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang
Dokumen ini merupakan formulir yang digunakan oleh fungsi produksi untuk meminta bahan baku dan bahan penolong untuk memproduksi suatu produk.
5. Bukti pengembalian barang gudang
Dokumen ini merupakan formulir yang digunakan oleh fungsi produksi untuk mengembalikan bahan baku dan bahan penolong ke fungsi gudang. Pengembalian ini umumnya disebabkan karena adanya sisa bahan yang tidak dipakai dalam proses produksi.
6. Kartu jam kerja
Dokumen ini merupakan kartu untuk mencatat jam kerja tenaga kerja langsung.
7. Laporan produk selesai
Laporan produk selesai dibuat oleh fungsi produksi untuk memberitahukan selesainya produksi pesanan kepada fungsi perencanaan dan pengendalian produksi, fungsi gudang, fungsi penjualan, dan fungsi akuntansi persediaan dan akuntansi biaya.

2.1.6.5 Pengendalian Intern Sistem dan Prosedur Produksi
Menurut Assauri (1993:148) pengendalian produksi adalah kegiatan untuk mengkoordinir aktivitas-aktivitas pengerjaan agar waktu penyelesaian yang telah ditentukan dapat dicapai dengan efektif dan efisien.
Ada dua jenis pengendalian intern untuk produksi, yaitu:
1. Flow control, yaitu pengendalian produksi yang dilakukan terhadap arus pekerjaan sehingga dapat menjamin kelancaran proses pekerjaan dimana suatu tingkat hasil tetap. Jenis pengendalian ini dilakukan untuk proses produksi terus-menerus yang memiliki arus yang relatif tetap, mesin yang digunakan khusus, dan hasil produksinya mempunyai bentuk dan jenis yang sama dalam jangka waktu tertentu. Dalam pengendalian arus dilakukan suatu koordinasi dari suatu arus pekerjaan menurut cara yang telah ditentukan semula.
2. Order control, yaitu pengendalian pengerjaan pesanan di mana pengendalian dilakukan terhadap produk yang dikerjakan, sehingga dapat sesuai dengan keinginan si pemesan baik mengenai bentuk, jenis, dan kualitasnya. Pada pengendalian jenis ini digunakan pada proses produksi terputus-putus, dimana mesin yang digunakan adalah mesin serbaguna dan barang yang diproduksi mempunyai bentuk dan jenis yang berbeda-beda sesuai dengan pesanan.
Standar produksi dibuat dan diterapan pada setiap bagian pada proses produksi secara keseluruhan. Dalam pengendalian produksi ada tiga standar yang harus dipenuhi, yaitu: Standar waktu. Untuk menentukan standar waktu dibutuhkan penelitian mengenai variasi dari waktu untuk setiap bagian dari proses produksi. Standar waktu diwujudkan dalam skedul produksi.
1. Standar biaya. Standar biaya dibuat atas kerjasama dengan bagian akuntansi biaya. Pengendalian biaya dilakukan untuk menjaga agar tidak terjadi penyimpangan terhadap standar biaya.
2. Standar kualitas. Standar kualitas dibuat berdasarkan hasil penelitian terhadap kualifikasi produk yang diinginkan oleh pelanggan. Standar ini diperlukan untuk menilai apakah produk yamg dihasilkan sudah sesuai dengan kualifikasi yang diinginkan pelanggan.

Flow Chart Sistem dan Prosedur produksi



















BAB III
METODA PENELITIAN


3.1 Definisi Operasional
1. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku
Sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku merupakan suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk dapat melaksanakan suatu kegiatan pembelian bahan baku dalam rangka menyediakan bahan guna mencapai tujuan perusahaan.
2. Sistem Informasi Akuntansi Produksi
Merupakan suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk dapat melaksanakan suatu kegiatan produksi dalam rangka menghasilkan produk guna mencapai tujuan perusahaan.
3. Sistem Pengendalian Intern
Adalah semua cara dan struktur organisasi serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk melakukan pengecekan terhadap kekayaan yang dimiliki perusahaan dengan melakukan pemeriksaan ketelitian dan kebenaran data akuntansi. Selain itu juga untuk memajukan tingkat efisiensi dalam operasi.

3.2 Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup penelitian pada skripsi ini adalah sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku dan sistem informasi akuntansi produksi yang diterapkan oleh PT. Philips Indonesia yang berlokasi di Jalan Brebek Industri I Kav 5-19 Sidoarjo 61256 sebagai penyedia informasi untuk perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi. Lingkup penelitian ini hanya teratas pada pengevaluasian sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku dan sistem informasi akuntansi produksi yang telah diterapkan di perusahaan. Diawali dengan meneliti sistem yang sedang berjalan, kemudian berdasarkan penelitian tersebut peneliti mencoba memberikan masukan untuk melengkapi kekurangan-kekurangan dari sistem tersebut.Usulan ini daharapkan dapat membantu manajemen dalam perencanaan dan pengendalian proses pembelian bahan baku dan produksi.

3.3 Jenis dan Sumber Data
Jenis data yang dibutuhkan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder yang dijelaskan sebagai berikut:
a. Data primer, data yang diperoleh langsung dari perusahaan meliputi observasi dan wawancara langsung terhadap pihak manajemen dan karyawan perusahaan di lokasi penelitian.
b. Data sekunder, data yang diperoleh dari hasil olahan yang sudah ada di lokasi penelitian berupa dokumen-dokumen dan prosedur.

3.4 Prosedur Pengumpulan Data
Prosedur pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini, antara lain:
1. Observasi langsung, melakukan pengamatan terhadap prosedur dan pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi dengan jalan antara lain melakukan peninjauan dokumen dan catatan.
2. Wawancara, dilakukan kepada pihak terkait dalam pengendalian pembelian bahan baku dan produksi.
3. Pengamatan, dilakukan apabila hasil wawancara masih belum menggambarkan sistem informasi akuntansi secara jelas.

Teknik Analisa
Analisa permasalahan dilakukan berdasarkan data-data yang telah diperoleh dari perusahaan untuk menemukan permasalahan yang ada, kemudian dibandingkan dengan teori yang diperoleh dari berbagai literatur untuk selanjutnya ditarik kesimpulan permasalahan. Langkah-langkah teknik analisa yang digunakan pada penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi dan merumuskan permasalahan yang dipahami perusahaan.
2. Mengumpulkan data yang berhubungan dengan sistem pengendalian intern pembelian bahan baku dan produksi yang diterapkan perusahaan.
3. Mengevaluasi struktur pengendalian intern pembelian bahan baku dan produksi kemudian membandingkannya dengan teori-teori yang diperoleh dari literatur.
4. Menyimpulkan kelemahan dan menyarankan perbaikan terhadap sistem pengendalian intern pembelian bahan baku dan produksi yang selama ini dijalankan perusahaan.



















DAFTAR PUSTAKA

Assauri, Sofjan. 1993. Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi 4. Jakarta : Lembaga Penerbitan Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.

Schulties, Robert. 1998. Management Information Systems : The Manager’s View. USA : Southern Illinois University.

Mulyadi, 1993. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Yogyakarta : Penerbit Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN

Bodnar, George H. and William S. Hopwood. 2000. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Indonesia. Terjemahan. Jakarta : Salemba Empat.

Baridwan, Zaki. 1998. Sistem Akuntansi : Penyusunan Prosedur dan Kerangka Dasar. Surabaya : Penerbit Citra Media.

Yogianto, HM. 1995. Analisis dan Desain Sistem. Edisi Keempat. Yogyakarta : Andi Offset.

Mcleod, Jr. Raymond dan George Schell. 2001. Management Information System. Edisi Ketujuh. New Jersey : Prentice Hall International Inc.

Gellinas, Ulric J. 2002. Accounting Information System. 5th Edition. USA: Southwestern Publishing.

Hartono, Jogiyanto. 2001. Sistem Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur. Edisi Kedua. Yogyakarta: Andi Offset.

McLeod, Jr, Raymond dan george Schell. 2001. Management Information System. 7th Edition. New Jersey: Prenctice Hall International Inc.

O’Brien, James. A. 2002. Management Information System: Managing Information Teknology In The Internet-Worked Enterprise. 4th Edition. USA: Shouthern Illinois University at Edwardsville. Baca Selengkapnya...

A. Pendekatan REA
1. Tampilan Pengguna
Di era globalisasi kebutuhan akan informasi yang cepat, tepat dan akurat menjadi hal yang sangat dibutuhkan. Akuntansi manual yang sering digunakan tidak mampu meyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer. Manajer modern membutuhkan informasi keuangan dan nonkeuangan dalam bentuk dan tingkat agregasi yang secara umum tidak dapat disediakan oleh system akuntansi berbasis GAAP tradisional. Akuntansi manual mengakibatkan adanya redundansi data dalam system-sistem yang ada dalam perusahaan. Dengan adanya redudansi maka akurasi dan kekinian data menjadi hal yang serius. Hal ini menyebabkan system menghasilkan jawaban yang berbeda untuk informasi yang sama, hingga mengarah pada kebingungan, pengambilan keputusan yang kurang baik serta tindakan yang tidak tepat.
System yang dapat mengatasi kelemahan-kelemahan system akuntansi tradisional itu disebut REA. System ini didasarkan model basis data tradisional dan lebih beorientasi pada peristiwa dan bukan pada akun. Dengan demikian para akuntan modern diharapkan mempunyai sifat-sifat yang responsive, proaktif, dan dilengkapi pemahaman akan pendekatan REA, kemampuannya, serta fleksibitasnya. guna tertentu untuk memenuhi pekerjaan yang diberikan padanya.
2. Model REA
Model REA adalah kerangka kerja akuntansi alternative untuk permodelan Sumber Daya (Resource),Peristiwa (Event), Pelaku (Agent) Perusahaan yang sangat penting dan hubungan diantara mereka. Adapun permodelan REA adalah sebagai berikut :
a. Resource / Sumber Daya Ekonomi
Resource didefinisikan sebagai sesuatu yang memiliki nilai ekonomis bagi organisasi tersebut. Contoh resources adalah kas, inventaris, peralatan, persediaan, gudang, pabrik, dan tanah.
b. Event / Peristiwa
Event atau peristiwa ekonomi adalah fenomena-fenomena yang mempengaruhi perubahan-perubahan dalam sumber daya. Peristiwa ekonomi dikategorikan menjadi :
1. Peristiwa operasi
2. Peristiwa informasi
3. Peristiwa manajemen
c. Agent/Pelaku
Pelaku (agent) ekonomi adalah berbagai individu yang terlibat dalam sebuah peristiwa ekonomi. Mereka adalah berbagai pihak dari dalam dan luar perusahaan yang memiliki kemampuan sendiri untuk menggunakan atau membuang sumber daya ekonomi. Contoh pelaku adalah staff administrasi bagian penjualan, pekerja produksi, staff administrasi bagian pengiriman, pelanggan dan pemasok.

3. Keuntungan Modal REA
Keuntungan permodelan REA yang dapat kita peroleh adalah
1) Operasional yang lebih Efisien
Perusahaan yang menggunakan pendekatan REA dapat merasakan peningkatan efisiensi operasional dalam tiga hal :
a. Pendekatan REA untuk permodelan proses bisnis akan membantu para manajer mengidentifikasi berbagai aktifitas yang tidak bernilai tambah, yang dapat ditiadakan dari operasional.
b. Penyimpanan data keuangan dan non-keuangan dalam bbasis data terpusat yang sama dapat mengurangi kebutuhan akan berbagai prosedur pengumpulan, penyimpanan, dan pemeliharaan data.
c. Penyimpanan data keuangan dan non keuangan berbagai peristiwa bisnis dalam bentuk yang terperinci akan memungkinakan adanya dukungan untuk keputusan manajemen yang lebih luas kisarannya.
2) Peningkatan Produktivitas
Peningkatan efisiensi operasional dari tiap bagian melalui peniadaan aktivitas tidak benilai tambah akan menghasilkan kapasitas lebih. Kapasitas tambahan ini dapat diarahkan kembali untuk peningkatan produktivitas keseluruhan perusahaan.
3) Keunggulan Kompetitif
Dengan mendukung tampilan untuk banyak pengguna, model REA memberikan para manajer informasi yang lebih relevan, tepat waktu, dan akurat. Hal ini akan mengarah pada layanan pelanggan yang lebih baik, kualitas produk yang lebih tinggi, serta proses produksi yang fleksibel.

4. Analisis Rantai Nilai
Keuntungan kompetitif dari aplikasi REA dapat dilihat dari perspektif rantai nilai (value chain). Rantai nilai adalah aktivitas-aktivitas yang dapat menambah nilai atau kegunaan bagi produk dan jasa perusahaan.
Dalam aktivitas sehari-hari, perusahaan harus bisa membedakan antara aktivitas bisnisnya dan membuat skala prioritas berdasarkan nilainya demi mencapai tujuan perusahaan. Salah satu pendekatan yang diterapkan untuk mencapai tujuan tersebut disebut analisis rantai nilai (value chain analysis). Analisis rantai nilai digunakan untuk membedakan antara aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Aktivitas utama yakni aktivitas yang menghasilkan nilai bagi perusahaan. Sedangkan aktivitas pendukung yakni aktivitas yang membantu aktivitas utama. Aktivitas utama ini terdiri dari
a) Inbound Logistics / logistic lingkar dalam terdiri dari penerimaan, penyimpanan, dan distribusi bahan-bahan masukan yang digunakan oleh organisasi untuk menghasilkan produk dan jasa yang dijualnya.
b) Operasi (Operations) adalah aktivitas-aktivitas yang mengubah masukan menjadi jasa dan produk yang sudah jadi, sebagai contoh, aktivitas perakitan di dalam sebuah perusahaan otomotif mengubah bahan mentah menjadi mobil yang lengkap.
c) Outbond Logistics / logistic lingkar luar adalah aktivitas-aktivitas yang melibatkan distribusi produk yang sudah jadi ke para pelanggan. Sebagai contoh, mengirimkan mobil yang sudah jadi melalui jasa pelayaran ke para dealer mobil, adalah aktivitas outbond logistics.
d) Pemasaran dan Penjualan, mengarah pada aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan membantu para pelanggan untuk membeli jasa atau produk yang dihasilkan organisasi. Pemasangan iklan adalah sebuah contoh kegiatan pemasaran dan penjualan.
e) Pelayanan (Service), memberikan dukungan pelayanan purna jual kepada para pelanggan. Misalnya pelayanan perbaikan dan perawatan.







Aktivitas pendukung terdiri dari :
a) Infrastruktur Perusahaan, mengarah pada kegiatan akuntansi, keuangan, hukum, dan administrasi umum yang penting bagi sebuah organisasi. SIA adalah bagian dari infrastruktur perusahaan.
b) Sumber Daya Manusia, melibatkan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan perekrutan, pengontrakan, pelatihan, pemberian kompensasi dan keuntungan bagi pegawai.
c) Teknologi merupakan aktivitas yang meningkatkan produk dan jasa, contohnya penelitian dan pengembangan, investasi dalam teknologi informasi yang baru, pengembangan website, dan desain produk.
d) Pembelian (Purchasing), termasuk seluruh aktivitas yang mengakibatkan perolehan bahan mentah, suplai, mesin dan bangunan yang digunakan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas utama.(2004:7-Jilid1).


B. Aplikasi Basis Data
Sebelum membahas lebih jauh permodelan REA, dibahas terlebih dahulu aplikasi basis data tradisional, termasuk didalamnya karakteristik operasional dari aplikasi siklus pendapatan dan pengeluaran serta perbedaannya dari sistem file datar. Dengan demikian kita diharapkan akan lebih memahami pemodelan REA, yang digunakan untuk mengembangkan basis data relasional yang mendukung berbagai proses bisnis.
1. Sistem Pencatatan Pesanan dan Penerimaan Kas
Dalam Sistem ini, pesanan diterima, kredit diperiksa, barang dikirim, dan pelanggan ditagih. Sistem ini menunjukkan bahwa berbagai proses bisnis dalam aplikasi basis data ini secara fundamental tidak berbeda dengan file datar.
Perbedaan yang paling signifikan yaitu dalam metode penyimpanan datanya. Tabel relational dalam tabel ini telah menggantikan file datar yang bertindak sebagai record akuntansi tradisional. Data transaksi yang ditangkap oleh sistem file datar cenderung dibuat terstruktur untuk memenuhi kebutuhan pelaporan keuangan. Sistem ini berorientasi pada akun yang seringkali mengakibatkan hilangnya perincian yang dibutuhkan pengguna. Orientasi dimungkinkan berfokus pada transaksi ekonomi bukan hanya menangkap pengaruh keuangan saja. Basis data ini juga mendukung kebutuhan para pengguna lainnya.
Jenis-jenis tabel dalam sistem pencatatan dan penerimaan kas adalah sebagai berikut :
a) Tabel Pelanggan, berisi alamat dan informasi kredit pelanggan. Nilai batas kredit digunakan untuk memvalidasi berbagai transaksi penjualan.
b) Tabel Faktur Penjualan, menangkap berbagai transaksi penjualan pada suatu periode. Tabel ini juga dapat digunakan untuk menggantikan beberapa record akuntansi tradisional. Karena tabel ini berisi jumlah total yang belum dibayar untuk setiap faktur, maka menjumlahkan file jumlah faktur akan menghasilkan penjualan total (sama dengan jurnal penjualan).
c) Tabel Barang Dijual, terdiri atas record tiap barang yang dijual ke pelanggan. Tiap record pada tabel penjualan dihubungkan dengan satu atau lebih record dalam tabel ini. Dalam tabel barang penjualan, terdiri atas dua kunci primer, yaitu nomor faktur dan nomor barang. Kedua kunci tersebut dibutuhkan untuk menetapkan secara unik tiap record dalam tabel. Kedua kunci tersebut juga memberikan link ke berbagai record terkait dalam tabel faktur penjualan dan persediaan.
d) Tabel Persediaan, berisi jumlah barang, harga, pemasok, dan data lokasi gudang untuk tiap barang persediaan. Ketika produk dijual, file jumlah barang saat ini akan dikurangi sejumlah nilai field jumlah barang direcord tabel barang dijual.
e) Tabel Daftar Pengiriman, adalah record dari semua pesanan yang dikirimkan oleh pelanggan. Kunci primer dalam tabel ini adalah nomor bill of lading. Tabel ini digunakan untuk memverifikasi bahwa semua penjualan yang tercatat dalam tabel faktur penjualan dikirimkan dalam periode yang disebutkan.
2. Sistem Pembelian dan Pengeluaran Kas
Perbedaan sistem ini dengan file datar adalah fokusnya pada peristiwa bukan pada record akuntansi klasik.
a) Tabel Persediaan, berisi data jumlah, harga, pemasok dan lokasi gudang untuk tiap barang dalam persediaan. Proses pembelian dimulai dengan pengidentifikasian barang persediaan yang perlu dipesan. Dalam perusahaan retail tahap ini dilakukan ketika penjualan barang jadi dicatat dalam record persediaan. Dalam kondisi ini, proses pembelian melibatkan pengisian kembali persediaan barang jadi. Di perusahaan manufaktur, sistem pembelian terjadi ketika perusahaan mengisi kembali bahan baku yang digunakan dalam proses produksi. Dalam kondisi manapun, persediaan dijual ataupun persediaan dalam produksi field jumlah barang saat ini akan dikurangi oleh aplikasi komputer. Dengan pengurangan tiap persediaan, sistem akan menguji kondisi pemesanan ulang yang terjadi ketika jumlah barang saat ini berada di bawah titik pemesanan ulang. Sistem akan mempersiapkan pesanan pembelian yang dikirimkan ke pemasok dan menambahkan record ke tabel pesanan pembelian. Jumlah nilai barang saat ini akan tetap dibawah titik pemesanan ulang sampai persediaan diterima dari pemasok.
b) Tabel Pesanan Pembelian, berisi berbagai record pembelian yang dimasukkan ke pemasok. Record tersebut akan tetap terbuka hingga persediaan tiba.
c) Tabel Pesanan Pembelian Barang Dijual, berisi record setiap barang yang dipesan. Karena sebuah transaksi dapat melibatkan satu atau lebih produk, tiap record dalam tabel pesanan pembelian dihubungkan satu atau lebih record dalam tabel ini. Tabel ini berisi 2 kunci primer yaitu No PO dan No Barang yang mengidentifikasi setiap record dalam tabel. Kunci-kunci tersebut menyediakan link ke tabel pesanan Pembelian dan Persediaan.
d) Tabel Laporan Penerimaan, ketika barang pesanan tiba dari pemasok, untuk selanjutnya akan dihitung dan diperiksa serta dibuat dokumen penerimaannya. Staf administrasi bagian penerimaan akan memasukkan informasi mengenai berbagai barang yang diterima dalam tabel laporan penerimaan. Sistem secara otomatis melakukan menaikkan field jumlah barang saat ini dalam record persediaan, menghilangkan status pemesanan ulang dengan membuat field nomor PO menjadi kosong kembali, membuat record dalam tabel laporan penerimaan, menutup record pemesanan pembelian dengan menempatkan nomor laporan penerimaan ke dalam field yang disediakan.
e) Tabel Voucher Pengeluaran, memberikan tiga informaasi penting yang secara tradisional terdapat dalam catatan akuntansi formal :
• Tabel voucher pengeluaran berisi record dari berbagai cek untuk membayar akun usaha periode terkait serta menggantikan jurnal pengeluaran kas manual.
• Jumlah dari berbagai barang yang masih belum dibayar pada pemasok tertentu sama dengan buku pembantu utang usaha untuk pemasok tersebut.
• Total voucher yang belum dibayar merupakan saldo buku besar utang usaha perusahaan.
3. Keterbatasan Sistem Berbasis Transaksi
Sistem ini memungkinkan pengguna untuk menangkap informasi-informasi yang berkaitan dengan peristiwa ekonomi, seperti penjualan pelanggan dan pembelian dari pemasok. Didesain untuk hanya menangkap data transaksi keuangan dan peristiwa non-ekonomi diabaikan. Sedangkan REA adalah sistem yang berbasis peristiwa, sistem REA ini responsif terhadap fenomena ekonomi dan non-ekonomi sehingga memungkinkan pembuatan basis data yang lebih kaya dan dapat mendukung kebutuhan informasi semua pengguna dalam perusahaan.
4. Pendekatan Tradisional terhadap Proses Pemodelan Bisnis
Dalam pendekatan tradisional, untuk desain basis data tradisional, diagram hubungan entitas (ER) digunakan untuk membuat model antar berbagai entitas perusahaan yang penting.

C. Mengembangkan Model REA
Inti dari pendekatan model REA adalah konsep dari peristiwa (event). Sebuah proses bisnis dapat terdiri atas beberapa peristiwa yang dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
a) Peristiwa Operasi, yaitu aktivitas yang menghasilkan barang dan jasa.
b) Peristiwa Informasi, yaitu aktivitas yang berhubungan dengan pencatatan, pemeliharaan, dan pelaporan informasi. Peristiwa informasi ini menghasilkan informasi yang memungkinkan keputusan dibuat. Peristiwa ini meliputi tindakan pencatatan, perbaikan, pembaruan, atau pemeliharaan.
c) Peristiwa keputusan atau manajemen, yaitu aktivitas yang mengarah pada pembuatan keputusan dan implementasinya. Peristiwa ini meliputi keputusan yang berkaitan dengan perencanaan, evaluasi dan pengendalian.
Untuk menjelaskan proses pengembangan model REA, akan digunakan studi kasus dibawah ini :
Horison books adalah toko buku di kota philadelphia. Toko ini memiliki persediaan hampir 5000 buku. Para pelanggan datang dan melihat-lihat rak, memilih buku, dan membawanya ke salah satu dari 3 kasir yang ditempatkan diberbagai bagian berbeda ditoko tersebut. Salah satu dari ketiga kasir tersebut ditempatkan dibagian informasi, tempat para pelanggan dapat mencari apakah buku tertentu ada dalam persediaan, memasukkan pesanan untuk buku yang tidak ada di toko buku, dan mengambil serta membayar buku yang sebelumnya telah dipesan. Kasir di bagian informasi tersebut memiliki sebuah basis data yang akan dibuukanya untuk memeriksa setiap pertanyaan. Tidak ada penjualan secara kredit. Semua pelanggan membayar pembeliannya pada waktu membeli.
1) Tahap I
Di tahap pertama, peristiwa operasi yang akan dimasukkan ke dalam model diidentifikasi. Berbagai peristiwa ini adalah peristiwa yang mendukung tujuan strategis perusahaan dan yang perlu di kumpulkan informasinya. Dalam kasus ini peristiwa yang dimasukkan kedalam model REA adalah peristiwa kedatangan, peristiwa kepergian, dan peristiwa pertanyaan. Agar tetap sederhana, asumsikan bahwa Horizon Books tidak membutuhkan informasi mengenai kedatangan dan kepergian untuk saat ini. Akan tetapi, dibutuhkan informasi mengenai peristiwa pembayaran pelanggan dan peristiwa pertanyaan dari pelanggan.
2) Tahap II
Peristiwa operasi yang sudah diidentifikasi lalu atur dalam urutan terjadinya. Urutan peristiwa dalam model ini adalah pertanyaan, penjualan, dan pembayaran. Tiap peristiwa ditunjukkan dalam objek-kata kerja.
3) Tahap III
Selanjutnya resources dan agent untuk setiap peristiwa operasi harus diidentifikasi. Dalam peristiwa menjawab pertanyaan pelanggan dan kasir akan dilibatkan, basis data dilibatkan dan terjadi dibagian informasi. Peristiwa melakukan penjualan melibatkan pelanggan, kasir, dan buku yang dijual, dan terjadi di kasir. Peristiwa penerimaan pembayaran melibatkan pelanggan, kasir, dan kas. Juga terjadi di bagian kasir.
4) Tahap IV
Tahap berikutnya dalah mengidentifikasi berbagai hubungan antara resources, event, agen. Tiap peristiwa dihubungkan dengan sumber daya serta pelaku yang terlibat dalam peristiwa tersebut. Model REA digunakan untuk membangun basis data relasional, sehingga sistem informasi berbasis REA menunjukkan semua figur dalam basis data relasional. Dalam sistem akuntansi REA, terdapat campuran antara penjualan tunai dan kredit. Namun, dalam kasus ini Horizon Books hanya menerapkan kebijakan tunai. Dalam sistem akuntansi tradisional, ketika bentuk penyelesaian transaksi adalah tunai, maka informasi yang dibutuhkan hanyalah jumlah uang tunai yang diterima. Sedangkan informasi detail tentang data pelanggan tidak dibutuhkan. Disisi lain, keuntungan dari REA adalah menangkap data yang lebih luas mengenai berbagai peristiwa. Data tersebut meliputi nama, alamat, jenis kelamin, jenis buku yang suka dibaca, dll. Dengan informasi ini, toko buku dapat mengirimkan perincian berbagai buku baru serta kegiatan khusus ke pelanggan.
5) Tahap V
Tahap berikutnya adalah menetapkan kardinalitas semua hubungan entitas tersebut. Hubungan entitas ini terdiri dari 5 jenis yaitu nol ke satu (0,1) , satu ke satu (1,1) , satu ke banyak (1,M), dan banyak ke banyak (M,M).
Keuntungan model REA adalah, data nonkeuangan berbasis peristiwa dapat ditangkap, sedangkan hal ini diabaikan dalam diagram ER untuk proses bisnis yang sama. Peningkatan level perincian dalam model REA membuatnya lebih mudah untuk mengidetifikasi apa saja yang terjadi dalam pemodelan proses. Hal ini akan memperkaya basis data serta juga memperbaiki proses perencanaan, evaluasi dan pengendalian berbagai proses bisnis.

D. Model REA vs Diagram ER
Dalam model REA dan ER, entitas ditampilkan dalam bentuk persegi empat, dan ada garis yang menghubungkan antar entitas. Di diagram ER, garis yang menghubungkan entitas diberi label kata kerja yang menunjukkan hubungan tersebut. Sehingga tiap garis menghubungkan sebuah peristiwa, dengan kata lain Diagram ER menyajikan rangkaian peristiwa yang lebih luas daripada model REA. Sebaliknya, hanya peristiwa operasi yang termasuk dalam model REA, serta hanya peristiwa yang memiliki arti strategis.
Model REA lebih sederhana dan memberikan informasi yang lebih relevan daripada diagram ER. Model REA memungkinkan desainer sistem untuk fokus pada peristiwa penting. Karena peristiwa informasi dan pengambilan yang berbeda dan yang dibutuhkan untuk berbagai jenis peristiwa operasi utama, pengendalian yang berbeda, dan yang dibutuhkan untuk berbagai jenis peristiwa ini dapat dengan mudah diidentifikasi serta dimasukkan dalam proses bisnis.
Jadi diagram ER adalah alat pemodelan data yang digunakan untuk mengidentifikasi berbagai atribut data yang mewakili tampilan konseptual pengguna yang harus didukung oleh tabel-tabel dasar. Dengan kata lain, model ER berorientasi pada tampilan. Sedangkan model REA berfokus pada berbagai aktifitas bisnis dan berorientasi pada peristiwa.

1. Menetapkan Atribut Entitas
Model REA dapat digunakan untuk menetapkan atribut entitas. Berikut ini menjelaskan fenomena akuntansi yang berhubungan dengan proses ini.

 Peristiwa Operasi
Dalam proses tersebut memasukkan permintaan persediaan, memasukkan pesanan dan menerima persediaan. Sebagai gambaran, data keuangan dan non keuangan untuk peristiwa memasukkan pesanan akan meliputi:

Keuangan
Nama pemasok
Alamat pemasok
Nomor barang persediaan
Biaya per unit
Jumlah yang dipesan
Nomor pesanan pembelian
Tanggal pemesanan
Non keuangan
waktu tunggu pemasok
kurir yang digunakan
catatan pengiriman tepat waktu
catatan kiriman yang tidak lengkap
catatan kiriman yang rusak
catatan perbedaan harga


 Persediaan Bahan Baku, adalah sumber daya ekonomi yang terpengaruh oleh peristiwa.

Keuangan
Nomor barang persediaan
Keterangan
Jumlah barang saat ini
Titik pemesanan ulang
EOQ
pemasok

Non keuangan
Tingkat perputaran
Waktu tunggu
Tingkat penggunaan
Lokasi gudang
Sejarah kehabisan barang
Sejarah pembuangan
Sejarah penundaan kedatangan


 Pelaku Utama, adalah staf administrasi bagian perencanaan dan pengendalian produksi, staf pembelian, pemasok, staf administrasi bagian penerimaan dan bagian gudang.

Keuangan
Nama pemasok
Alamat pemasok
Nomor telepon pemasok
Jumlah utang ke pemasok
Nilai total pembelian saat ini
Syarat perdagangan yang ditawarkan
Nonkeuangan
Catatan pengiriman waktu
Catatan barang rusak
Waktu tunggu rata-rata
Dukungan bantuan
Akses EDI
Akses internet


 Peristiwa dalam Proses menerima pesanan dari pelanggan, mengambil persediaan barang jadi, dan mengirimkan persediaan.

Keuangan
Nama pelanggan
Alamat pelanggan
Nomor barang persediaan
Jumlah yang dipesan
Harga per unit
Nomor pesanan penjualan
Tanggal pemesanan

Non keuangan
Peringkat kredit pelanggan
Kurir yang digunakan
Catatan pengiriman tepat waktu
Catatan kiriman yang tidak lengkap
Catatan kiriman yang rusak
Catatan keluhan


 Persediaan Barang Jadi, adalah sumber daya ekonomi yang dipengaruhi oleh peristiwa.

Keuangan
Nomor barang persediaan
Keterangan
Jumlah barang saat ini
Tingkat pemesanan ulang produksi
EOQ
Non keuangan
Tingkat perputaran
Waktu tunggu
Tingkat penggunaan
Lokasi gudang
Sejarah pembuangan
Sejarah penundaan produksi


 Pelaku utama, adalah staf administrasi bagian penjualan, pelanggan, staf administrasi bagian gudang, dan staf administrasi bagian pengiriman.



Keuangan
Nama pelanggan
Alamat pelanggan
Nomor telepon pelanggan
Jumlah utang pelanggan
Nilai penjualan total hingga saat ini
Syarat perdagangan yang ditawarkan
Nonkeuangan
Peringkat kredit pelanggan
Catatan barang rusak
Catatan pembayaran tepat waktu
Catatan volume penjualan ke pelanggan
Akses EDI
Akses internet


Kebutuhan akuntansi dan non akuntansi akan memberikan kontribusi pada basis data secara umum. Dalam proses penggabungan kebutuhan data merupakan hal penting untuk meniadakan redudansi dari modal tersebut. Kebutuhan data untuk resources, event dan agens yang berhubungan dengan beberapa proses bisnis harus diintegrasikan.

2. Membuat Tampilan Pengguna
Pada tahap awal pengembangan model REA harus mempertimbangkan berbagai kemungkinan tampilan. Hal ini dapat diwujudkan dengan cara menetapkan kisaran atribut data. Aktivitas ini biasanya melibatkan analisis atas kebutuhan pengguna informasi. Setelah itu desainer dapat membuat rangkaian atribut data yang dibutuhkan untuk menghasilkan input dan output. Sebagai representasi konseptual tampilan pengguna, maka laporan, dokumen, dan layaran komputer disebut sebagai tampilan fisik yang membantu desainer memahami hubungan penting antar data. Setelah atribut diidentifikasi, berbagai tabel dapat diisi, maka antar muka query dapat dibuat untuk menghasilkan tampilan dan laporan. Antarmuka query meliputi semua tampilan yang dapat diterima, dan format untuk laporan hasil dari tiap query yang perlu ditentukan. Fleksibilitas dalam desain tampilan adalah salah satu kekuatan REA. Tampilan pengguna dapat disesuaikan dengan keinginan pengguna.







KESIMPULAN
Di era globalisasi kebutuhan akan informasi yang cepat, tepat dan akurat menjadi hal yang sangat dibutuhkan. Akuntansi manual yang sering digunakan tidak mampu meyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer. Sistem yang mampu mengatasi ini adalah REA yaitu kerangka kerja akuntansi alternative untuk permodelan Sumber Daya (Resource),Peristiwa (Event), Pelaku (Agent) Perusahaan yang sangat penting dan hubungan diantara mereka. System ini didasarkan model basis data tradisional dan lebih beorientasi pada peristiwa dan bukan pada akun. Adapun keuntungan penggunaan REA dalam perusahaan antara lain :
1. Operasional yang lebih efisien
2. Peningkatan produktifitas
3. Keunggulan kompetitif
Keuntungan kompetitif dari aplikasi REA dapat dilihat dari perspektif rantai nilai (value chain). Rantai nilai adalah aktivitas-aktivitas yang dapat menambah nilai atau kegunaan bagi produk dan jasa perusahaan. Baca Selengkapnya...